Zebranie wspólnoty mieszkaniowej w realiach pandemii Sars-Cov-2

Zebranie wspólnoty mieszkaniowej - wymogi

Zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono jest obowiązany zwoływać zebranie ogółu właścicieli lokali co najmniej raz w roku, nie później niż w pierwszym kwartale każdego roku. W wypadku gdy zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, nie zwoła zebrania ogółu właścicieli lokali w terminie powyższym, zebranie coroczne może zwołać każdy z właścicieli. Pomoc prawną zarówno dla właścicieli, jak i najemców z powodzeniem świadczy nasz zespół.

Przedmiotem zebrania powinny być w szczególności:

1. 1) uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,
2. 2) ocena pracy zarządu lub zarządcy, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono,
3. 3) sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu absolutorium.

Zebrania wspólnoty mieszkaniowej w czasach pandemii

O zebraniu ogółu właścicieli lokali zarząd lub zarządca, któremu zarząd nieruchomością wspólną powierzono, zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed terminem zebrania. W zawiadomieniu należy podać dzień, godzinę, miejsce i porządek obrad. W wypadku zamierzonej zmiany we wzajemnych prawach i obowiązkach właścicieli lokali należy wskazać treść tej zmiany.

W aktualnej sytuacji epidemicznej o możliwości organizacji zebrań przez wspólnoty mieszkaniowe decydują obowiązujące w danej chwili zasady i ograniczenia wprowadzone przepisami rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii. Rozstrzygają one o możliwości organizacji wszelkiego rodzaju zebrań, spotkań oraz o dopuszczalnej liczbie uczestników takiego zebrania. Tym samym organizowanie przez wspólnoty zebrań jest możliwe pod warunkiem, że obowiązujące przepisy rozporządzenia przewidują taką możliwość.

Na chwilę obecną do odwołania zakazuje się organizowania zgromadzeń, w tym imprez, spotkań i zebrań niezależnie od ich rodzaju, z wyłączeniem:

1. 1) spotkań lub zebrań służbowych i zawodowych,
2. 2) imprez i spotkań do 5 osób, które odbywają się w lokalu lub budynku wskazanym jako adres miejsca zamieszkania lub pobytu osoby, która organizuje imprezę lub spotkanie; do limitu osób nie wlicza się osoby organizującej imprezę lub spotkanie oraz osób wspólnie z nią zamieszkujących lub gospodarujących.

Do liczby osób nie wlicza się osób zaszczepionych przeciwko COVID-19. W praktyce oznacza to bardzo istotne utrudnienie logistyczne w wywiązaniu się z prawnych obowiązków ciążących na wspólnotach.

Sposoby rozwiązania problemu zebrania wspólnoty mieszkaniowej

Co do zasady roczne zebrania powinny mieć formę stacjonarną, z ewentualnym udziałem głosów zebranych przez zarząd w trybie indywidualnym. Zgodnie z rekomendacjami rządowymi brak jest jednak przeszkód, aby roczne zebranie przeprowadzone zostało w tzw. formule hybrydowej. Oznacza to w praktyce, iż część uczestników w liczbie dozwolonej przez aktualnie obowiązujące przepisy (obecnie 5) bierze osobisty udział w zebraniu, natomiast pozostali biorą udział w zebraniu łącząc się z uczestnikami zebrania oraz z prowadzącym je zarządem za pomocą urządzeń komunikacji elektronicznej, przekazujących zarówno obraz, jak i dźwięk.

Oddanie ważnego głosu mogłoby odbywać się w zależności od preferencji oraz możliwości technicznych wspólnoty albo za pomocą poczty elektronicznej albo za pomocą indywidualnych kont przypisanych poszczególnym właścicielom lokali w programach do obsługi wspólnoty.

Inną alternatywą jest oddanie głosu w formie pisemnej za pomocą skrzynki kontaktowej wspólnoty mieszkaniowej. Natomiast członkowie wspólnoty, którzy nie braliby udziału w tak przeprowadzonym zebraniu, w przypadku braku podjęcia uchwał w trakcie zebrania, mogliby oddać głos w trybie indywidualnym, np. wykorzystując skrzynkę podawczą wspólnoty.

Taki sposób organizacji rocznych zebrań pozostaje w zgodzie z dyrektywami zachowania dystansu społecznego oraz przestrzegania ograniczeń co do dopuszczalnej liczby uczestników zebrania. W chwili obecnej wydaje się, iż jedynie takie rozwiązania pozwolą na przeprowadzenie przez członków wspólnoty dyskusji nad zatwierdzeniem sprawozdania z zarządu za rok miniony i planem na rok obecny, wraz z przyjęciem w obu tych kwestiach stosownych uchwał.

Należy również zaznaczyć, iż termin zwołania zebrań sprawozdawczych został wydłużony o okres do 6 tygodni od dnia odwołania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii. Niemniej wspólnoty, które wyrażają zainteresowane przeprowadzeniem zebrania w terminie wcześniejszym, mogą zorganizować je pod warunkiem zachowania zasad określonych ww. rozporządzeniem.

W razie jakichkolwiek wątpliwości prawnych zapraszamy do odwiedzenia zakładki Kontakt i umówienia dogodnego terminu spotkania z naszym doświadczonym zespołem, także w formule zdalnej.